Comité d’évaluation scientifique du Cirris

MANDATS ET MODES DE FONCTIONNEMENT 

PRÉAMBULE 

Conformément au « Cadre de référence ministériel pour la recherche avec des participants humains » d’octobre 2020, l’établissement doit s’assurer que le triple examen a été effectué pour chaque activité de recherche à réaliser sous ses auspices soit, dans cet ordre : un examen scientifique, un examen éthique et un examen de convenance.

Selon la Norme 2 du cadre de référence, l’examen scientifique doit être effectué par des pairs, conformément aux normes scientifiques pertinentes en vigueur dans la discipline concernée. L’établissement peut constituer un comité scientifique, permanent ou ad hoc, ou mandater le Comité d’Éthique à la Recherche, ci-après « CER », pour assumer cette responsabilité si les membres du CER possèdent l’expertise scientifique nécessaire. De façon générale, lorsque la recherche a déjà fait l’objet d’un examen scientifique par un comité de pairs reconnu, le projet ne devrait pas faire l’objet d’un nouvel examen scientifique.

Constituent des comités de pairs reconnus :

• le comité scientifique constitué par un autre établissement du RSSS ;
• le comité scientifique de l’un des organismes subventionnaires, québécois ou fédéral, ou d’un organisme (national ou international) reconnu par l’un de ceux-ci, que le projet bénéficie d’une subvention ou non ;
• le comité scientifique d’une université ou d’un collège du Québec ou d’une autre province du Canada ou un comité scientifique reconnu par un tel établissement (ex. : comité de programme, comité de thèse, autorité départementale).

Même si une recherche a obtenu une approbation par un comité scientifique reconnu, le mandat du CER inclut l’examen des implications éthiques des méthodes et du devis de la recherche.

Au CIUSSS-CN, il y a quatre «CÉR». L’un d’eux est le comité d’éthique de la recherche sectoriel en réadaptation et intégration sociale, ci-après « CÉR-RIS ». Celui-ci reçoit et évalue les projets des chercheurs et chercheures du Cirris en lien avec des thématiques de recherche sur les déficiences physique, intellectuelle, la réadaptation et le soutien à l’intégration de recherche.

La direction du Centre de recherche Cirris met en place le Comité d’évaluation scientifique, ci-après « Comité », qui chapeaute le processus d’évaluation par les pairs. Ce processus implique les membres du Collège d’évaluation scientifique du Cirris.

Selon la cadre réglementaire de la recherche du CIUSSS-CN (R-32), tous les projets de recherche se réalisant au CIUSSS de la Capitale-Nationale sont soumis à un examen scientifique avant de soumettre une demande d’examen éthique. La chercheuse ou le chercheur doit fournir au « CÉR-RIS », au moment du dépôt de sa demande d’approbation, une preuve écrite que son projet répond aux critères de rigueur scientifique et qu’il est valide au plan scientifique. Il faut que l’évaluation scientifique concerne le projet qui a été soumis au « CÉR-RIS ».

Le cadre de référence MSSS, 2020, fournit des critères généraux pour permettre de déterminer ce qui constitue un comité de pairs reconnu, mais l’établissement dispose d’une certaine latitude pour venir préciser les critères. La situation à éviter est que l’examen scientifique soit fait par une seule personne, par la directrice ou le directeur de recherche d’un(e) étudiant(e), par exemple, et non pas par un comité.

Le « Comité » sera chargé de l’examen scientifique des projets de chercheurs membres du Cirris qui n’ont pas déjà fait l’objet d’une évaluation scientifique reconnue par un autre comité de pairs.

COMPOSITION

Le « Comité » est composé d’office de :

• Directeur(trice) scientifique du centre, qui préside le Comité ;
• Responsables des deux axes de recherche du centre (2) ;
• Coordonnateur(-trice) du « Comité ».

La personne présidant le « Comité » peut, au besoin, inviter toute personne pouvant apporter une expertise requise pour une situation.

Le Collège d’évaluation scientifique, ci-après « Collège », est composé de :
Toutes les personnes détenant un statut de membre chercheur régulier ou associé du Cirris font d’office partie du Collège.

RÔLES 

Le(la) Coordonnateur(trice) du « Comité » est désigné(e) par le(la) président(e) du comité pour exercer les fonctions suivantes:

• Offrir un support administratif au « Comité » en matière de coordination, de planification, etc ;
• Recevoir les demandes d’évaluation scientifique et les acheminer au membre du « Comité » désigné (responsable d’axe, à moins d’un conflit d’intérêts) ;
• Assurer les communications et suivis entre le « Comité » et les membres du Collège désignés pour l’évaluation des demandes (sollicitation, transmission des documents, suivis) ;
• Transmettre les évaluations et la décision du « Comité » au « CÉR-RIS » et à la personne ayant déposée la demande d’évaluation scientifique, ci-après demandeur(deresse) ;
• Assurer un suivi de la participation des membres du « Collège » à l’évaluation des demandes afin de répartir la charge d’évaluation de la manière la plus équitable possible ;
• Préparer les avis de convocation, rédiger les ordres du jour et les comptes rendus et de transmettre tous ces documents ou autres pertinents aux membres du « Comité ».

Les membres du « Comité » :

Un seul des trois membres chercheurs du « Comité » sera normalement sollicité pour chaque processus de demande d’évaluation, avec l’appui du(de la) coordonnateur(trice). Ce membre sera normalement le responsable de l’axe de provenance de la personne ayant déposé la demande d’évaluation. Advenant la présence d’un conflit d’intérêts, un autre membre du comité prendra le processus en charge.

Ce membre va exercer les fonctions suivantes :

• Prendre connaissances de la demande d’évaluation transmise par le(la) coordonnateur(trice) ;
• Confirmer la nécessité d’une évaluation scientifique (ou renvoyer la personne demanderesse vers le CÉR advenant qu’une évaluation scientifique reconnue ait été réalisée au préalable) ;
• En collaboration avec la coordination, nommer deux membres du « Collège » possédant une expertise théorique et/ou méthodologique pertinente à l’examen scientifique du projet ;
• Obtenir l’évaluation indépendante de deux membres ;
• Requérir auprès du demandeur.deresse des changements au projet ou des informations complémentaires en fonction des résultats de l’examen du projet par les membres du « Collège », et effectuer le suivi suite à la réponse du(de la) demandeur(deresse) ;
• En collaboration avec la coordination, valider les réponses aux demandes de modifications/clarifications faites au(à la) demandeur(deresse) ;
• Rendre une décision au CÉR et (à la) demandeur(deresse) quant à la conformité du projet par rapport aux normes scientifiques en vigueur dans la discipline. En cas de décision défavorable, la lettre doit indiquer clairement les motifs de la décision rendue ainsi que les moyens pour appeler de cette décision.

Les membres du « Collège » exercent les responsabilités suivantes :

• Agir comme évaluateur(trice) pour des projets en lien avec leur expertise théorique et/ou méthodologique. Sur une base annuelle, un membre peut agir à titre d’évaluateur(trice) scientifique pour un maximum de trois projets (cette règle peut être sujette à des cas d’exception si une expertise spécialisée est nécessaire, circonstances particulières, etc.).
• Déclarer toute situation de conflit d’intérêt en lien avec le projet pour lequel une évaluation est demandée.
• Produire les évaluations au moyen de la grille standard fournie par le « Comité » et dans un délai de 10 jours ouvrables – à moins d’une entente préalable avec le(la) Coordonnateur(trice).
• Maintenir la confidentialité par rapport aux documents reçus dans le cadre du processus d’évaluation.

RENCONTRES

Le « Comité » se réunit minimalement 2 fois par année pour assurer le bon fonctionnement du comité (révision du processus, bilan des activités), avec des rencontres ad hoc au besoin (par exemple pour rendre une décision sur un projet dans une situation exceptionnelle).

QUORUM

Pour que la réunion ait lieu, le quorum doit être atteint, c’est-à-dire la majorité absolue des membres (50%+1). En l’absence de la Direction scientifique, l’un des responsables d’axe peut présider la rencontre.

CONSERVATION ET DIFFUSION DES COMPTES RENDUS, ÉVALUATIONS ET DÉCISION

Les comptes rendus des réunions sont transmis aux membres du « Comité » et une copie est archivée.

Une fois traitées par les membres du comité, les évaluations et décisions sont archivées dans les archives à la direction scientifique du centre par le coordonnateur(-trice). Elles sont détruites après une période de 5 ans.

CRITÈRES D’EXAMEN DE LA VALIDITÉ SCIENTIFIQUE

Afin d’être approuvé, tout projet de recherche doit répondre aux critères d’examen suivants :
– Le titre identifie bien la recherche;
– La relation du problème avec la littérature est clairement établie;
– La clarté et la portée des objectifs;
– L’hypothèse ou la question expérimentale est clairement représentée;
– La pertinence et l’importance de l’étude sont clairement établies;
– Le devis de recherche est approprié pour la solution du problème;
– La population et l’échantillon sont bien spécifiés;
– La procédure expérimentale est bien décrite;
– La psychométrie est discutée;
– L’analyse des données est bien spécifiée et appropriée;
– Les limites de la méthodologie sont indiquées;
– Les résultats seront en mesure de répondre à la question posée;
– La diffusion des résultats est envisagée;
– Le budget et les sources de financement sont mentionnés et réalistes, si nécessaire;
– L’échéancier est crédible;
– La compétence de l’équipe ou du milieu est bien documentée.

DOCUMENTS TRANSMIS POUR L’ÉVALUATION SCIENTIFIQUE

Aux fins de l’évaluation scientifique d’un projet, les documents suivants sont examinés :
– Formulaire de soumission;
– Protocole de recherche;
– Budget et source de financement;
– Questionnaires ou autres documents de travail;
– Tout autre document jugé pertinent à l’évaluation scientifique.

RÉSUMÉ DES ÉTAPES DE L’ÉVALUATION SCIENTIFIQUE ET DÉLAIS CIBLÉS

Action	Responsable(s)	Délais*
Réception de la demande d’évaluation et assignation des membres du Collège	Coordonnateur(-trice) + 1 membre du Comité	5
Évaluation scientifique du projet soumis	2 membres du Collège (réguliers ou ad hoc)	10
Vérification des évaluations et transmission de la demande de modifications/clarifications (le cas échéant) ou de la décision	Coordonnateur(-trice) + 1 membre du Comité	5
Transmission de la réponse aux demandes de modifications/clarifications (le cas échéant)	Chercheuse ou chercheur ayant demandé l’évaluation	10
Vérification des modifications/clarifications et transmission de la décision	Coordonnateur(-trice) + 1 membre du Comité	5

APPEL D’UNE DÉCISION

Un(e) demandeur(deresse) peut appeler de la décision rendue par le « Comité » en déposant une demande écrite énonçant les motifs pour lesquels il ou elle juge que sa demande n’a pas été évaluée de manière juste et impartiale ou par des personnes n’ayant pas l’expertise nécessaire. Cette demande doit être déposée auprès du Coordonnateur(-trice) du « Comité » dans un délai de 20 jours ouvrables suite à la décision défavorable.

Dans ce cas, le « Comité » mettra sur pied un comité d’appel ad hoc de trois personnes n’ayant pas pris part au processus d’examen de première instance.

REDDITION DE COMPTES DU COMITÉ

Le « Comité » devra produire annuellement un rapport synthétisant ses activités comprenant minimalement les éléments suivants :

• La liste des membres du « Comité » et leur rôle;
• Le nombre de réunions tenues durant l’exercice;
• La liste des projets évalués, avec pour chaque projet les informations suivantes :
  – Titre
  – Chercheuse ou chercheur responsable
  – Date de la réception de la demande et de la transmission de la décision
  – Membres du Collège ayant procédé à l’évaluation et membre du Comité ayant chapeauté le processus
  – Décision rendue
  – Tout élément additionnel pertinent, par exemple dans le cas de décision ayant requis un délai plus important que la cible.

Le rapport sera archivé à la Direction Scientifique et sera transmis au responsable du « CER-RIS ».
Les règles de fonctionnement feront l’objet d’une révision annuelle ou bi-annuelle selon les besoins.
Les règles de fonctionnement sont approuvées par le conseil de recherche.